CallPro Documentatie, Handleidingen, Release Notes, Tips and Tricks
Om mail te versturen vanaf een domein van de opdrachtgever kan gebruik worden gemaakt van verschillende opties. Afhankelijk van de voorkeur en/of mogelijkheden van de opdrachtgever kan een van deze opties worden gekozen.
Als de SMTP server van de opdrachtgever basic authentication ondersteunt kan gebruik worden gemaakt van deze optie. Om het call center direct gebruik te laten maken van de smtp server van de opdrachtgever dient het volgende te worden aangeleverd:
Deze gegevens worden in CallPro gebruikt om voor de fulfilment de juiste smtp server te selecteren.
Om mail namens het domein van de opdrachtgever te kunnen versturen moeten SPF records op het externe domein worden ingesteld.
Op het externe domein van de opdrachtgever wordt in de SPF record een extra include opgenomen van het call center door een include:spf.callcenter.nl op te nemen. Hier is callcenter de DNS naam van het callcenter. Dit ziet er dan bijvoorbeeld zo uit:
v=spf1 a:smtp.calway.nl mx include:spf.callcenter.nl include:spf.protection.outlook.com include:_spf.e-boekhouden.nl include:_spf.transip.email -all
Wij adviseren om een extra spf.callcenter.nl TXT record te maken als call center met geldige spf string. Hier is x.x.x.x het externe IPv4 van het CallPro platform.
v=spf1 a:x.x.x.x -all
Let op! Vanaf April 2024 hebben Google en Yahoo aangegeven dat ze alleen nog mail accepteren voor hun klanten als zowel SPF als DKIM correct zijn geconfigureerd. Effectief moet de mail DMARC ondersteunen. Dit betekent dat bovenstaande niet voldoende is om email te bezorgen bij deze providers.
Om ervoor te zorgen dat email ook bij gmail.com ontvangers niet in de spam terecht komt dient ook DKIM ingesteld te worden. Hiervoor wordt een public private keypair gemaakt op de mailserver. Vervolgens moet deze als callpro._domainkey TXT record aan de DNS van het callcenter worden toegevoegd.
k=rsa; p=PUBLIC-KEY
Hier dient PUBLIC-KEY te worden vervangen door de vanuit Calway aangeleverde public key. Bij Opdrachtgevers moet ook een DKIM regel worden toegevoegd aan het domein vanwaaruit het callcenter email kan versturen. Dit kan een CNAME record zijn voor callpro._domainkey met als waarde callpro._domainkey.callcenter.nl
Wij raden ook aan om altijd een _dmarc TXT record op hte domein te zetten met bijvoorbeeld v=DMARC1; p=reject; sp=reject; pct=100.
Indien de opdrachtgever gebruik maakt van Microsoft 365 kan een Mailflow\connector worden aangemaakt in de Microsoft 365 Exchange administrator. De connector legt het IPv4 adres van het callcenter vast dat gebruik mag maken van de Microsoft 365 SMTP server van de opdrachtgever.
Als de connector goed is geconfigureerd kan het callcenter connectie leggen via extern-domain.mail.protection.outlook.com met een geldig email adres uit de Microsoft 365 omgeving.
Bij het gebruik van een connector worden correct ingestelde SPF records en DKIM instellingen verondersteld omdat dit een voorwaarde is om Microsoft 365 goed te gebruiken op een eigen domein.
Voor Microsoft 365 gebruikers kan ook een Applicatie worden gemaakt in hun Entra ID voor CallPro. Door deze applicatie het recht te geven om email te versturen kan. Kijk hier voor een guide om een applicatie te maken. Belangrijk is dat dat het SMTP.Send en Mail.Send recht ook wordt toegekend.
Ook hier dient de Microsoft 365 omgeving van de opdrachtgever nog steeds een correcte SPF en DKIM configuratie te hebben.
Soms is de branding van het from adres minder belangrijk. Dan kan email ook direct vanuit het callcenter verstuurd worden. De email komt dan van opdrachtgever@callcenter.nl waarbij als Friendly naam “Opdrachtgever naam” wordt gebruikt.
Ook kan worden gekozen om als call center enkele fun domeinen te registreren. De mooiste namen zijn al bezet, maar namen als fulfilmentservices.nl, emailservices.nl, marketingservices.nl of opdrachtgever-leukenaam.nl zijn mogelijkheden. Dit domein wordt aan de mail omgeving van het call center gekoppeld en kan vervolgens gebruikt worden voor het versturen van mail. De opdrachtgever hoeft niks verder in te stellen.
Het is nog steeds nodig om deze domeinen te koppelen aan een mailserver/dienst die spf en DKIM DMARC ondersteunt. Vanwege de mail volumes die een call center genereert wordt afgeraden om dit te doen met een Microsoft 365 tenant.
Neem als callcenter, of vraag de klant om een sendgrid account te nemen. Gebruik de SMTP instellingen van deze account om mail te versturen. Diensten als SendGrid hebben voorzieningen voor spf, DKIM en DMARC wat de ontvangst tegoed komt. Bovendien hebben deze diensten ook aardige telemetry om de email volumes te monitoren.